Hvordan kan man etablere en bæredygtig fejlkultur i en virksomhed, så man ikke kun reducerer omkostningerne og øger kvaliteten og agiliteten, men også øger medarbejdernes begejstring for udvikling?
Når vi begår en fejl eller bliver udsat for en fejltagelse, er det som regel ubehageligt. Og hvis ikke håndteringen af fejl er fast integreret i virksomhedens udviklingsprogram, kan følelserne løbe unødigt højt. Det koster penge, tid og nerver. Men i værste fald mister man kunder til konkurrenterne og på længere sigt sin egen virksomhed.
Så hvad skal man gøre for at undgå netop det?
Den følelsesmæssige byrde ved fejltagelser
I løbet af vores karriere har vi set mange produktionsvirksomheder indefra. Og ofte, hvis man bevæger sig bare lidt væk fra den sædvanlige vej, dvs. kigger bag maskinerne eller starter helt fra slutningen af værdiskabelsesprocessen, springer de fejl, der har taget form, i øjnene på én.
Og problemer, der er skjult bag de kendte veje, er altid en første indikation på, at vi endnu ikke vil finde en bæredygtig fejlkultur her. Og det fremgår også af den næste, meget tydelige indikation.
For hvis man er så heldig at kunne tale med en af de medarbejdere, der er involveret i processen, uden at blive forstyrret, hører man ofte, at de har været klar over problemet i et stykke tid, men at ingen rigtig ønsker at gøre noget ved det. For når nogen har vovet at tale åbent om det, er det altid endt med, at de er gået utilfredse og vrede hjem fra arbejde. Og det var præcis det, folk ikke længere havde lyst til at bruge deres tid på.
Omkostningerne ved ubehandlede fejl
Men hvis tingene bliver ved med at glide gennem revnerne, og fejl kan tage form, så koster det ikke kun mange penge og binder værdifuld tid, men i værste fald risikerer du også at miste grundlaget for din virksomheds eksistens. Det skyldes, at der altid er en anden virksomhed et sted, som forsøger at få styr på tingene bedre end konkurrenterne med en anden forståelse af fejl.
Desuden fører uerkendte eller ignorerede fejl ofte til øget ressourceforbrug. Behovet for omarbejde, tab af kundetillid og i sidste ende tab af image kan følge. På lang sigt er virksomheder, der dyrker en proaktiv fejlkultur og lærer af fejl, mere agile og modstandsdygtige på markedet. Og det er et faktum.
Informationsproblemer som roden til fejl
Fejl og fejltagelser er informationsproblemer, der har materialiseret sig. Et fænomen, der opstår, når tingene gør noget andet, end vi havde forestillet os, og noget går anderledes end forventet. Hvis man vil have styr på disse informationsproblemer, skal man finde ud af mere om de omstændigheder, der førte til problemerne.
Ofte er der mangel på klar kommunikation og gennemsigtighed, hvilket betyder, at medarbejderne ikke har alle de oplysninger, de skal bruge for at udføre deres arbejde ordentligt. Og manglende viden om den overordnede proces og sammenhæng kan føre til, at fejl bliver gentaget, uden at de grundlæggende årsager bliver behandlet.
Skab en ramme for fejlhåndtering
Omstændighederne er succesbetingelserne, eller hvordan vi har indrettet det (arbejdspladsen, projektet, strukturerne, processerne, reglerne, standarderne osv.) Det er derfor ikke menneskene, vi skal have fat i for at undgå fejl og lære af fejltagelser, men de betingelser, de arbejder under og med.
Derfor er etableringen af understøttende læringssystemer (f.eks shopfloor management), der gør det muligt at lære af fejl og fejltagelser uden at forlade det faktuelle niveau, så afgørende for etableringen af en bæredygtig fejlkultur. Fejltagelser og fejl skal kunne diskuteres åbent og objektivt uden frygt for repressalier. Det er den eneste måde at skabe gensidig tillid og samarbejde på som en selvforstærkende faktor for en bevidst lærende virksomhed.
Udvikling af en bæredygtig fejlkultur
God afvigelseshåndtering med passende visualisering giver et sundt grundlag for gradvist at fjerne grobunden for ubehagelige resultater og kogende følelser.
Hvis man lærer at sammenligne dagligt, om noget faktisk er blevet, som man troede, det ville blive, registrere, når noget er gået galt, lede efter årsager og forhindringer og så forsøge at gøre det bedre med en ny tilgang i et nyt forsøg (Kaizen). Og selvfølgelig bevidst praktiserer denne cyklus, dvs. øver sig. Først da går det gradvist op for alle, at ingen, heller ikke topchefen, altid har det rigtige svar på alt, men at kun eksperimenter kan give ledetråde til, hvordan man kan sætte tingene op, så alt kan gøres rigtigt i første forsøg og på et træk.
Og så kan den opstå, den mere bæredygtige fejlkultur.
Fast track til en bæredygtig fejlkultur
I løbet af de sidste årtier har vi eksperimenteret med mange lærings- og problemløsningsmetoder, men den mest imponerende for os var øvelserne med Toyota Kata. Læs vores casestudie, og kontakt os, hvis du er klar til at tage din organisation til næste niveau.